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O que devemos manter e por quanto tempo?
As organizações acumulam quantidades crescentes de documentos impressos e eletrônicos e estão sujeitas à custos maiores de armazenamento e gerenciamento nesse processo. Mas quase sempre não se tem certeza sobre quais documentos devem ser mantidos e por quanto tempo e quando podem ser destruídos de maneira segura e legal.
As empresas precisam consultar pilhas de leis e normas, inclusive Sarbanes-Oxley, HIPAA, Gramm-Leach-Bliley e muitas outras que definem obrigações para a retenção de documentos a fim de garantir transparência e responsabilidade. Um número crescente de normas reguladoras e decisões judiciais demonstra que práticas inadequadas de gerenciamento e descarte de documentos expõem as organizações a riscos de não conformidade e responsabilidade legal.
Estratégia eficaz e de custo acessível para retenção e destruição
A Iron Mountain pode ajudar sua organização a planejar e implementar um programa abrangente e juridicamente válido para a retenção e o descarte de documentos e assegurar sua aplicação sistemática em todas as unidades de negócios e locais geográficos.
Um programa de retenção e descarte de documentos bem estruturado, comunicado com clareza e aplicado de forma consistente pode reduzir significativamente os riscos de conformidade e a exposição a processos judiciais, garantindo que documentos valiosos e legalmente obrigatórios sejam retidos pelo período adequado e depois descartados de maneira segura e bem documentada.
Reduza seus custos de armazenamento de documentos
Um programa abrangente também ajuda a diminuir em até 50% dos custos de armazenamento e manuseio de informações, eliminando documentos desnecessários e transferindo registros inativos para armazenamento de custo menor. Além disso, um programa eficaz ajuda a otimizar o acesso aos demais documentos por haver uma quantidade menor a ser gerenciada e pesquisada.
Uma solução da Iron Mountain costuma se pagar por si própria
A Iron Mountain possui vasta experiência no fornecimento de soluções de retenção e destruição:
- Desenvolvemos e implementamos programas de retenção de documentos para organizações sob regulamentação rigorosa, inclusive muitas empresas Fortune 500
- Nossas recomendações se baseiam em pesquisa legal exaustiva, assegurando conformidade com normas pertinentes do mercado
- Aplicamos prazos de retenção de documentos a grandes projetos de gerenciamento de documentos passados, com até um milhão ou mais de caixas, para que documentos obsoletos possam ser destruídos de maneira adequada
- Normalmente, os clientes obtêm uma redução acentuada, de 20 a 50 por cento, do volume armazenado. De fato, a economia obtida no armazenamento de documentos geralmente compensa todos os custos de desenvolvimento do programa de gerenciamento de documentos
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