COMO FUNCIONA

Como funciona: Metodologia do gerenciamento de documentos em conformidade

A Iron Mountain utiliza uma metodologia comprovada de seis etapas de trabalho com os clientes para o desenvolvimento de um programa de gerenciamento de documentos em conformidade.

1. Organizar – determinar o escopo do programa (unidade de negócios, toda a empresa, internacional etc.) e estabelecer funções organizacionais e responsabilidades nos níveis de governança, implementação e administração.
   
   
2. Avaliar – identificar quais documentos existem e onde estão localizados; examinar diretivas e procedimentos existentes; identificar áreas de risco e exposição; analisar requisitos de retenção legal e de acesso; avaliar recursos existentes de implementação; e criar plano mestre.
   
   
3. Desenvolver – identificar tipos de documentos; identificar todos os repositórios de dados; criar um esquema correto e abrangente de classificação de documentos; identificar requisitos de preservação de documentos para todas as jurisdições; atribuir períodos de retenção com base em exigências legais, considerações de riscos e necessidades operacionais; e desenvolver um prazo abrangente de retenção de documentos que propicie regras consistentes em toda a empresa.
   
   
4. Implementar – uma abordagem gradual que primeiro implementa o programa de base abrangente e, em seguida, implementa as melhores oportunidades de êxito, segundo prioridades relativas a riscos e ao valor de negócios. Ajustamos das políticas e procedimentos gerais da empresa para cada aplicação; aplicamos prazos de retenção para documentos existentes; preparamos e ministramos treinamento de acordo com o público; e iniciamos um programa formal.
   
   
5. Gerenciar – para gerenciar efetivamente a segurança, o acesso e a integridade dos dados, realizamos um exame de classificação e destruição por meio de relatórios e salvaguardas; mantemos treinamentos, comunicações e programas de certificação; atualizamos prazos de retenção, políticas e procedimentos; planejamos e definimos o orçamento da manutenção, aplicação, auditoria e aprimoramento do programa; e asseguramos supervisão adequada da unidade de negócios.
   
   
6. Auditar – examinar todos os principais componentes anualmente, identificar deficiências, comparar com medidas de auditoria, incentivar a adesão à conformidade e avaliar a eficácia do gerenciamento dos riscos e do gerenciamento de custos com a comissão de coordenação do gerenciamento de documentos, como preparação para recomendar aprimoramentos e decidir sobre ações corretivas.