CASOS DE CLIENTES

IRON MOUNTAIN OTIMIZA SISTEMA DE ARMAZENAMENTO DE
INFORMAÇÕES DO HSBC
Pioneira no Brasil, nova tecnologia reduziu em 30% o custo da operação e
dinamizou sistema de busca do banco

São Paulo, 18 de dezembro de 2008 - A Iron Mountain, líder mundial em tecnologia para a custódia, administração e gerenciamento de documentos, aprimora e agiliza os serviços de processamento e gestão de documentos do HSBC no Brasil, parceiro global da empresa. Para atender às necessidades do banco, a empresa desenvolveu projeto pioneiro que, além de reduzir os custos operacionais, ainda oferece mais agilidade na busca de informações, gerando ganhos ao banco e também para seus clientes.

O projeto COM/DAW - que consiste na substituição das antigas máquinas KOM Star que produziam microficha de 105 mm, por um equipamento híbrido de microfilmagem -, foi desenhado em conjunto pela Iron Mountain e pelo HSBC, utilizando a tecnologia de transformação de dados em imagens e posterior gravação em microfilmes de 215pés. O objetivo foi substituir um sistema de máquinas obsoletas e de manutenção cara utilizado pelo banco, até aproximadamente um ano antes da implantação. Ou seja, antes, o banco usava a tecnologia COM para a fabricação de suas microfichas 105mm - que armazenava informações de conta corrente, poupança, relatórios contábeis, folha de pagamento, informações de RH, cobrança e financiamentos -, gerando um backlog (acúmulo) de 12 meses em relação à conta corrente.

Como primeiro passo, a gestão da operação, que antes era feita pelo HSBC, passou a ser feita por um parceiro especializado e global: a Iron Mountain. Como resultado, a mudança possibilitou a regularização de todo o backlog (acúmulo) em apenas três meses de implantação, além de uma redução do custo da operação em 25%, entre outros benefícios intangíveis. O investimento total foi de aproximadamente 400 mil dólares, que impactou em uma redução de 25 a 30% dos custos totais.

“É realmente impressionante como conseguimos transformar um grande problema em uma oportunidade de melhorar nossos negócios, reduzir custo e desenvolver novas tecnologias”, afirma Denilson Alves, Gerente do Projeto no HSBC. “Desta forma, traduzimos nossa busca constante pela excelência em serviços para nossos clientes”, complementa.

A tecnologia desenvolvida também permitiu a evolução do armazenamento das informações de microfichas para microfilme e uso da imagem para recuperação. Isso reduziu significativamente o tempo para se obter uma informação solicitada ao HSBC. “Migrar para esta nova tecnologia trouxe muita agilidade para os funcionários e também para os clientes do HSBC. Imagine o que é passar de 24 horas de prazo para se obter uma informação para apenas 15 minutos? É uma verdadeira revolução no atendimento”, explica Paulo Feldmann, presidente da Iron Mountain no Brasil. “O interessante é que esta tecnologia inovadora foi aplicada primeiramente no Brasil”, acrescenta.

O projeto COM/DAW, cuja implantação no HSBC durou cerca de três meses, já está em operação há mais de um ano. Mas sua evolução continua. No momento a Iron Mountain está homologando o projeto-piloto para realizar as recuperações das informações por meio das imagens geradas no processo. Isso possibilitará que o HSBC recupere todas as informações em qualquer unidade que esteja conectada à sua rede interna, possibilitando redução, velocidade e ganhos ao banco, e aos seus clientes.

Totalmente integrado à infra-estrutura do banco o sistema apresenta, entre os principais benefícios do projeto, a redução de custo, a modernização da tecnologia e também a geração de novas possibilidades em unidades do banco no exterior. Atualmente, os principais usuários da tecnologia no banco são o setor jurídico, RH e Arquivo Nacional, que atende todas as solicitações das agências bancárias do HSBC.