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Empresas que procuram ajuda para o desenvolvimento de programas de organização e consultoria, geralmente entram em contato conosco, quando percebem um ou mais destes sinais de alerta na organização:
- A organização não é aplicada de maneira consistente em todas as divisões
- Não acreditam que o programa tenha validade jurídica
- O programa não está atualizado com leis e normas mais recentes
- Existe dificuldade na localização de um documento
A consultoria da Iron Mountain pode trabalhar com você para desenvolver um programa abrangente de gerenciamento de documentos que seja:
- Consistente com todos os seus negócios para reduzir riscos de conformidade
- Aceitável legalmente para que tenha validade jurídica
- Atualizado com as leis e normas mais recentes para reduzir a exposição a litígios
Devido à ampla experiência de nossos consultores, eles podem ajudá-lo a desenvolver um programa rapidamente. Além disso, a Iron Mountain possui uma infra-estrutura completa de implementação já em operação para arquivar documentos físicos e eletrônicos, durante todo o ciclo de vida até a destruição.
Principais elementos de desenvolvimento de um programa de gerenciamento de documentos em conformidade:
Desenvolvimento de Políticas de Gestão Documental
A consultoria da Iron Mountain segue políticas, processos e procedimentos que podem ajudar a proteger a empresa contra processos judiciais. Se o projeto for questionado, você ficará tranqüilo por saber que sua política e procedimentos possuem validade jurídica.
Normas e Procedimentos
A consultoria da Mountain pode mostrar como criar uma organização de gerenciamento de documentos para suporte completo aos esforços de gerenciamento de documentos em conformidade. Orientamos como uma organização de gerenciamento de documentos se adapta à estrutura corporativa em geral e como criar a estrutura certa em vários níveis: organização, implementação e manutenção.
Aplicação da Tabela de Temporalidade Documental
Os consultores da Iron Mountain têm acesso a um extenso banco de dados proprietário de diretrizes legais, normas, sentenças judiciais e conhecimento específico do mercado. Trabalhamos com você para projetar e implementar um prazo de manutenção de documentos com base nas últimas pesquisas jurídicas e práticas recomendadas do mercado.
Treinamento, comunicação e plano de desenvolvimento
O treinamento adequado é um componente essencial em qualquer iniciativa de gerenciamento. Para ser bem-sucedido, o programa de gerenciamento de documentos em conformidade exige o melhor treinamento possível e comunicações regulares de acompanhamento. Com tudo o que já aprendemos, podemos ajudá-lo a projetar um treinamento e um plano de comunicação que atingirá as metas de implementação do programa.
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