IMPLEMENTAÇÃO DE PROGRAMAS DE DOCUMENTOS

Implementação é nossa especialidade

A consultoria da Iron Mountain possui mais experiência na implementação de gerenciamento de documentos, impressos e eletrônicos, do que qualquer outra empresa de consultoria. Desenvolvemos com o objetivo de tornar seu programa operacional. Nossos consultores podem ajudá-lo em cada aspecto da implementação: treinamento e implementação do programa, aplicação de diretrizes para documentos físicos e eletrônicos, seleção da tecnologia correta de documentos eletrônicos e expansão internacional do projeto.

Principais elementos da implementação do projeto de gerenciamento de documentos:

Realização de treinamento

A consultoria da Iron Mountain possui ampla experiência na estruturação de conteúdo personalizado de gerenciamento de documentos para mercados empresariais específicos (por exemplo, executivos, funcionários, coordenadores de gerenciamento de documentos). O conteúdo adaptado a um mercado específico melhora a eficácia. Podemos entregar o conteúdo da maneira que seja mais eficiente para a organização: apresentações ao vivo ou via web.

Aplicação de diretrizes de retenção ao inventário de documentos impressos

Você pode reduzir, de maneira significativa, responsabilidades e custos de armazenamento reunindo todos os documentos impressos em um único prazo de retenção.  Nossos consultores trabalham com a tecnologia proprietária da Iron Mountain para padronizar, de maneira eficaz, as descrições do inventário de documentos. Em seguida, aplicam a classificação correta a todos os documentos impressos, para que você saiba quando cada documento está qualificado para destruição.

Aplicação de classificações nos documentos impressos:

• Assegura consistência e uniformidade na retenção de documentos de toda a empresa.
• Melhora o acesso aos documentos para tornar mais fácil e barato encontrar informações para descoberta e necessidades operacionais.
• Permite a destruição de documentos obsoletos com segurança, em conformidade com as diretrizes de retenção de documentos. Eliminar documentos obsoletos reduz custos de armazenamento e riscos de processos judiciais.

Aplicação de diretrizes

Os consultores da Iron Mountain podem mostrar como aplicar regras de manutenção dos documentos eletrônicos.  Ajudamos a determinar por quanto tempo você deve reter documentos eletrônicos, em qual formato eles devem ser mantidos e a melhor aplicação para retê-los e descartá-los.

A aplicação de diretrizes aos documentos eletrônicos mais críticos:

• Otimiza o desempenho de servidores de email
• Reduz o armazenamento de mensagens
• Ajuda a responder de maneira muito mais eficaz às solicitações de descoberta

Seleção da tecnologia para documentos eletrônicos

Não há uma solução única quando se trata de selecionar e implementar tecnologia para gerenciamento de documentos em conformidade. Para escolher em uma ampla gama de opções, você precisa de uma consultoria objetiva em tecnologia, fornecida por alguém que conheça realmente a tecnologia e o gerenciamento de documentos.

Os consultores da Iron Mountain podem comparar e contrastar benefícios e riscos das opções de tecnologia e identificar as melhores opções para a organização, conforme a exposição, o orçamento e os investimentos de TI atuais.  Ao contrário de outros fornecedores que avaliam as opções de acordo com o próprio ponto de vista, nós adotamos uma abordagem mais ampla para recomendar a melhor solução.

Pesquisa de requisitos internacionais

A consultoria da Iron Mountain pode realizar uma pesquisa para identificar leis e normas específicas do país pertinentes à manutenção dos documentos e propor requisitos para as classes documentos.   Com nossa pesquisa, você tem a garantia de levar em consideração as leis relevantes sempre que realizar negócios.