CONSULTORIA EM GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS

O gerenciamento de documentos deve se adaptar, dando suporte aos seus objetivos

À medida que sua organização cresce e evolui, os fluxos de trabalho do gerenciamento de documentos, que foram definidos para um conjunto de circunstâncias e adaptados ao longo do trabalho, podem não ser mais adequados para atender às necessidades atuais.

Com a consultoria em gerenciamento de documentos, a Iron Mountain ajuda a reestruturar seus processos de gerenciamento de documentos para atender aos objetivos como:

• Otimização de processos de negócios fundamentais
• Redução dos custos e da complexidade do gerenciamento de documentos
• Aprimoramento do atendimento ao cliente
• Aumento da produtividade da equipe de profissionais
• Melhoria nos requisitos de conformidade

Explore suas necessidades

Com esse serviço, os especialistas da Iron Mountain trabalham com você para avaliar aspectos importantes do ambiente de gerenciamento de documentos:

• Quais documentos dão suporte aos seus processos fundamentais?
• Com que freqüência é necessário recuperar diferentes tipos de documentos?
• O que é mais adequado para recuperação eletrônica e para recuperação física?
• Para facilitar a recuperação, certos documentos ou parte de documentos devem ser digitalizados? Se isso ocorrer, em qual ponto do ciclo de vida do documento?
• Onde e como documentos impressos devem ser armazenados:  em caixas ou prateleiras abertas?
• Em qual ponto devem ser movidos para um ambiente externo?
• Por quanto tempo vários tipos de documentos serão retidos?
• Quais recursos e experiências já estão em operação?

Análise, recomendações e suporte à implementação

A equipe da Iron Mountain compara os fluxos de trabalho atuais com as práticas recomendadas do mercado e realiza análises financeiras objetivas e detalhadas.  Em seguida, a equipe apresenta recomendações e orientações sobre fluxo de trabalho, personalizadas de acordo com suas necessidades específicas.  Geralmente, as recomendações se referem a gerenciamento de documentos impressos, conversão de documentos impressos em eletrônicos e otimização do trabalho existente. O suporte à implantação e ao treinamento é fornecido para garantir uma transição perfeita ao novo ambiente.