IMAGENS E CONVERSÃO DE DOCUMENTOS

Obtenha todos os benefícios, evite armadilhas ao passar para o digital

A conversão de documentos impressos em eletrônicos pode gerar excelentes benefícios, mas muitos problemas potenciais podem prejudicar a eficácia da solução de imagens.  Digitalizar cada um dos documentos é uma tarefa demorada e cara.

Confie na experiência da Iron Mountain

Com os serviços de imagens e conversão de documentos, você pode implementar um programa de imagens digitais ou modificar seu programa atual. O controle de custos é obtido com a digitalização apenas de certos documentos, conforme necessário. Você pode ter a certeza de que sua organização atingirá seus objetivos de acesso, segurança e conformidade.

Os serviços de imagem e conversão de documentos da Iron Mountain proporcionam:

• Digitalização inteligente:  digitalize apenas o que é necessário e quando necessário
• Ampla experiência em digitalização de documentos antigos e atuais
• Soluções de área de trabalho que se integram ao fluxo de trabalho impresso atual
• Interface prática para sistemas de EDM ou arquivo de imagens hospedado
• Práticas recomendadas para segurança, acesso e conformidade dos documentos
• Implementação rápida com pouco ou nenhum investimento de capital
• Disponibilidade externa ou no local

Uma abordagem inteligente e eficiente para a digitalização de documentos

Digitalizar 100% dos documentos poderá não proporcionar a solução de custo mais acessível para a sua situação particular.  As soluções de imagem da Iron Mountain oferecem digitalização inteligente, com base nas necessidades de acesso.  Documentos com acesso freqüente ou elementos importantes, como diretrizes de segurança padrão de uso geral, são digitalizados.  Documentos acessados raramente são digitalizados apenas quando efetivamente solicitados; nesse caso, os documentos são entregues rapidamente pelo nosso serviço de imagem sob demanda.

Um programa seletivo e bem estruturado pode gerar reduções acentuadas dos custos de conversão e, ao mesmo tempo, atender às necessidades de acesso a documentos.

Capacidades na área de trabalho que otimizam a geração de imagens

Na área de trabalho, podemos capturar e gerar imagens de documentos de maneira eficaz e eficiente; em locais amplamente distribuídos e disponibilizá-los rapidamente para recuperação.

Os documentos são indexados por quem os conhece bem, os funcionários, no fluxo de trabalho padrão.  As informações da indexação são inseridas por meio de uma interface da web e um adesivo com código de barras é fixado em cada documento, atribuindo-lhe uma identidade única, reconhecida eletronicamente.

No momento oportuno, os documentos são convertidos em imagens digitais por um scanner, foto copiadora conectada em rede ou aparelho de fax e enviada a um servidor Iron Mountain. As imagens e documentos indexados são correlacionados pelo software e colocados à disposição dos usuários finais para pesquisa e recuperação simples. O processo de captura de documentos permanece sob o seu controle, com os documentos mantidos na empresa enquanto são processados.