Guia de melhores práticas inovando com a captura inteligente

Introdução

O local de trabalho de hoje exige um conjunto diferente de habilidades e capacidades. Agora, mais do que nunca, as organizações precisam abraçar a ruptura digital como um trampolim para a vantagem competitiva e adotar novas formas de trabalho que energizem o desempenho organizacional. 

Apesar do imperativo de se tornar digital, a verdade é que muitas organizações ainda estão lutando com processos manuais e fluxos de trabalho baseados em papel em áreas-chave de seus processos de negócios. De acordo com nosso Relatório do Estado da Indústria 2021, os membros da AIIM nos dizem que a digitalização, automação e integração de processos é um dos principais desafios do gerenciamento de informações. As capacidades necessárias incluem a capacidade de aproveitar o trabalho remoto como uma vantagem, eliminar a carga de papel e impulsionar o crescimento dos negócios apesar destes tempos desafiadores.

As organizações precisam adotar a interrupção como um trampolim para a vantagem competitiva e adotar novas formas de trabalho que revigorem o desempenho organizacional.

Os afiliados nos dizem que muitas atividades e processos comerciais ainda não foram transformados digitalmente. "Nosso fluxo de trabalho é muito baseado em papel e nossos processos são manuais", diz um respondente. "Ainda temos dificuldades com o papel e processos incompletos ou confusos", diz outro respondente. Alguns membros expressam frustração com a falta de progresso. "Nossa equipe de gerenciamento de informações tem cerca de quatro anos e ainda estamos trabalhando com digitalização básica e indexação humana". E "a empresa tem confiado demais no papel, em parte porque as pessoas consideram que o conteúdo analógico baseado em papel é confiável". Outros membros questionam se a digitalização alguma vez se tornará uma realidade. "Estamos no processo de automação, mas muitos dos arquivos da empresa estão armazenados em caixas e armários de arquivamento".

Encontrar um caminho a seguir

A captura inteligente oferece um caminho a seguir. A chave é olhar para o esforço com mais do que uma abordagem de "scan and store". Claro, os documentos podem ser digitalizados para criar uma imagem como um primeiro passo para eliminar o papel; mas isto fica aquém das expectativas. Existem oportunidades mais amplas e de maior impacto para as organizações de preencher a lacuna entre o papel e a mídia digital, especialmente em campos tradicionalmente intensivos em papel, tais como serviços financeiros, saúde ou administração pública.

A captura inteligente automatiza o processo de identificação e extração de informações críticas dos documentos eletrônicos e em papel recebidos, sem a necessidade de orientação extensiva do usuário. A automação substitui a entrada e o processamento manual. O conteúdo capturado é armazenado de forma organizada, com metadados e classificação.

Além de eliminar papel e recuperar espaço de armazenamento, a captura inteligente pode levar a melhorias e economias significativas nos processos. Durante o processo de digitalização, os metadados são extraídos, facilitando e mais eficiente a busca e localização de informações críticas. Estratégias de extração de dados extraem dados detalhados de documentos e tecnologias de reconhecimento permitem que o sistema leia a caligrafia, mapeie campos e aproveite códigos de dados avançados e glifos. Imagens digitalizadas e dados capturados são transferidos para sistemas de gerenciamento de conteúdo, enquanto as informações capturadas são transferidas para qualquer número de sistemas ERP ou aplicações empresariais.

Os benefícios da captura inteligente começam com a capacidade de eliminar papel e conseguir uma recuperação mais eficiente de documentos, mas há a dimensão adicional de alimentar informações vitais em vários sistemas e aplicações de gerenciamento de conteúdo empresarial. Este pode ser um ingrediente formidável. Com integração cuidadosa, a captura inteligente permite que as organizações superem uma série de desafios causados pela entrada manual de dados, proporcionando redução de despesas gerais e maior eficiência. Além disso, a captura inteligente libera recursos humanos anteriormente utilizados para a entrada e processamento manual de dados para realizar outras importantes tarefas comerciais.