IBM E IRON MOUNTAIN DESENVOLVEM SOLUÇÃO CONJUNTA PARA O GERENCIAMENTO DE REGISTROS ELETRÔNICOS E FÍSICOS

A Iron Mountain, Inc, (NYSE: IRM), empresa líder mundial nos serviços de armazenamento e proteção de informações, e a IBM, anunciaram hoje os planos para uma oferta conjunta que combina o software de gerenciamento de registros físicos Accutrac® da Iron Mountain com o software FileNet Records Manager da IBM, oferecendo às empresas uma solução integrada de visualização e gerenciamento de documentos eletrônicos e físicos. A solução conjunta atenderá a demanda dos clientes por um sistema único capaz de manter os registros eletrônicos e físicos em conformidade com as regulamentações vigentes e que oferece acesso rápido e fácil às informações no caso de processos e litígios.

“As organizações estão se afogando em dados e documentos de todos os tipos, e o desafio de manter, organizar e destruir de forma correta todos esses documentos está cada vez maior”, diz Greg Nicastro, vice-presidente executivo do Grupo de Soluções Integradas da Iron Mountain. “Elas não podem depender de um sistema para os registros físicos, em papel, e em outro para os registros eletrônicos. Isso produz uma inconsistência que só gera perda de tempo e de dinheiro. E usando-se dois sistemas para o gerenciamento de informações, as empresas aumentam os seus riscos de não-conformidade com as regulamentações em vigor. Nossa parceria com a IBM combina a nossa expertise no gerenciamento de registros com a tecnologia de ponta da IBM para o gerenciamento de registros eletrônicos”.

O aumento das exigências e conformidades com as regulamentações vigentes nos últimos anos têm forçado as empresas a reforçar o controle das suas informações e buscar práticas uniformes de gerenciamento e manutenção de registros. Este é um processo desafiador para toda empresa, dado o volume de informações e documentos que geralmente se espalham com as múltiplas tecnologias e localidades da mesma. As empresas que não são capazes de produzir as informações necessárias em tempo hábil para casos de processos legais, ou que não estão em conformidade com as legislações sobre retenção, privacidade e destruição de documentos corporativos, enfrentam problemas como multas e até possíveis riscos maiores quanto à sua reputação. Para muitas, evitar esse tipo de risco significa adotar práticas consistentes de classificação de documentos, bem como de calendários de retenção e controle de litígios. Esse protocolo não é novidade, mas as empresas geralmente tratam os registros eletrônicos e físicos de forma diferente porque as informações são gerenciadas através de sistemas separados.

“Estamos expandindo a nossa colaboração com a Iron Mountain para desenvolvermos uma solução que ajude os nossos clientes a endereçarem as exigências corporativas emergentes que surgem da propagação de soluções caras e aumentam os custos nos casos de litígios e conformidades”, disse Craig Rhinehart, diretor de Estratégia ECM para Mercados de Conformidade e Publicação, da IBM. “As empresas procuram aplicações de políticas que sejam consistentes e de preço justo tanto para os registros eletrônicos quanto para os físicos. Combinando o software Accutrac da Iron Mountain e o software FileNet Records Manager da IBM, seremos capazes de endereçar as dificuldades das empresas hoje através de uma solução unificada, enquanto simultaneamente ajudamos a reduzir os custos e os riscos de tecnologia associados à conformidade e ao gerenciamento de documentos e registros”.

Através da integração do Accutrac e do FileNet Records Manager, os clientes poderão melhorar seu acesso a todos os seus registros e documentos - sejam eles em papel, eletrônicos, ativos ou inativos. Esta única janela para dentro do mundo de documentos da empresa permitirá uma melhora no processo de tomada de decisão e facilitará práticas consistentes quanto ao gerenciamento, classificação e rastreamento de registros. E quando as empresas padronizarem como os registros e documentos estão sendo codificados e gerenciados através da sua estrutura, elas poderão capturar mais facilmente as informações que necessitam, garantindo uma resposta mais rápida e mais exata aos processos legais e de litígio e um menor risco quanto à não-conformidade dos processos com as regulamentações vigentes. Essa integração alavancará também a tecnologia ZeroClick da IBM, desenvolvida para a declaração de registros e a administração da vida útil dos mesmos.

Integrando os seus softwares, a IBM e a Iron Mountain estão ampliando uma parceria estratégica que já vem acontecendo desde o início do ano quando a Iron Mountain lançou o Centro de Registros Digitais (Digital Record Center™) para Imagens, um arquivo para registros eletrônicos suportado pelo software Content Manager onDemand da IBM.

A solução conjunta de gerenciamento de registros da IBM e da Iron Mountain está prevista para ser lançada até o final de 2008.

Sobre o Gerenciamento de Conteúdo Corporativo da IBM
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