IRON MOUNTAIN – UMA DAS MAIS IMPORTANTES EMPRESAS EM NÍVEL MUNDIAL NA CUSTÓDIA DE DOCUMENTOS

Com mais de meio século de vida, a Iron Mountain firmou-se como uma das mais importantes empresas em nível mundial na custódia de documentos. Com alta tecnologia e funcionários especializados, forma uma rede de atendimento capaz de cobrir as necessidades de empresas de qualquer porte no armazenamento e gerenciamento de informações físicas e digitais com segurança e provendo facilidade de acesso.

Junho de 2007 –A Iron Mountain foi fundada em 1951. Está presente em 34 países, dentre os quais Alemanha, Áustria, Bélgica, Canadá, Escócia, Espanha, Estados Unidos, França, Holanda, Hungria, Inglaterra, Irlanda, Itália, Índia, Noruega, República Checa, Eslováquia, Romênia.

No Brasil, a empresa está atuando desde 2001. Se somados, os clientes desses países atingiriam a marca de 90 mil. Desses, mil estão no Brasil, mercado que, segundo Wilson Conti, Diretor de Marketing e Vendas da Iron Mountain Brasil, é bastante promissor, “As empresas estão cada vez mais preocupadas com a segurança e o gerenciamento da informação, e utilizando os serviços da Iron Mountain”, afirma o executivo.

De acordo com algumas estimativas da empresa, o Brasil deve ter cerca de 6 bilhões de documentos gerenciados pela Iron. Alguns dos clientes são Banco Itaú, Unibanco, JP Morgan, Aliança Seguradora, Claro, Vivo, Visanet, Grupo Aventis, etc.

Atuando em todos os segmentos, utilizando uma estrutura tecnológica padronizada, a empresa está preparada para cercar de cuidados todas as mudanças que a situação da guarda de documentos sofre. Os serviços da Iron Mountain contemplam também as questões de compliance, cumprindo as exigências legais, assegurando a confidencialidade e integridade das informações e documentos pela guarda física em galpões especialmente desenvolvidos. Além disso, assegura o acesso com recursos tecnológicos avançados.

O sistema utilizado para administrar e monitorar a documentação durante seu ciclo de vida é o Safekeeper Plus. “Esse sistema de controle de alta qualidade oferece total integridade aos documentos e reduz ao máximo o erro humano. Suas principais características são: segurança de acesso, provedor de acesso global, on - line e em tempo real, acompanhamento histórico de todas as atividades, relatórios de auditoria e acompanhamento de todas as transações feitas no sistema. Para a verificação de qualidade e gerenciamento de imagens utilizamos o software da Kofax”, detalha Wilson.

Condições de guarda, recuperação e preservação dos documentos

Ao entrarem na Iron Mountain, os documentos seguem um trâmite que garante segurança e facilidade na recuperação. De acordo com Wilson, as etapas são: recepção dos documentos, organização, indexação, lançamento no banco de dados, envio da informação ao cliente, armazenamento das caixas, disponibilidade de acesso via web para o cliente consultar e pesquisar.

“Essas caixas foram planejadas para possibilitarem ventilação adequada, fácil manuseio, atendimento às exigências da CLT (no máximo 20 kg de peso) e segurança. Fazemos a custódia e gerenciamos também livros contábeis, tubos com plantas de engenharia e arquitetura, pastas individualizadas, envelopes, etc. As caixas são armazenadas em estantes de aço adequadas e projetadas para tal propósito, obedecendo aos padrões internacionais da Iron Mountain, possibilitando grande facilidade no acesso e prolongando a vida útil das caixas”.

Segurança

Para manter as condições de segurança, fator de grande importância, a Iron utiliza modernos recursos, como câmeras de vídeo em todas as bases operacionais, geradores, acesso restrito, sistema de intrusão infravermelho, brigada de incêndio, vigilância e sistema de monitoração eletrônica 24 x 7, veículos dotados de sistema de rádio-comunicação com freqüência exclusiva, áreas segregadas com acesso limitado e controladas por sistema informatizado, sistemas de alarmes com sensores e códigos de informação, sistemas de detecção e controle de incêndios. Toda essa estrutura garante ao cliente final tranqüilidade quanto à guarda de seus documentos e informações – patrimônio certamente valioso.

Serviços oferecidos - Soluções por segmento de atuação – Consultoria – Tratamento e Processamento Documental – Digitalização e Hospedagem de Imagens – Gerenciamento de Arquivo Ativo – Tratamento de Arquivos Vitais – Organização de Documentos – Proteção Remota de Dados – Proteção de Propriedade intelectual – Preservação de Originais de Áudio e Vídeo – Destruição Segura

Um pouco de história – Trajetória de sucesso

A Iron Mountain foi fundada em 1951, em Livingston, NY, EUA. O fundador da empresa, Herman Knaust , ficou conhecido pelos vizinhos em Hudson River Valley como "rei do cogumelo", pois construiu sua fortuna cultivando e vendendo cogumelos. Em 1936, ele comprou uma mina desativada de extração de minério de ferro e cem acres de terra por US$ 9 mil, pois precisava de mais espaço para cultivar seu produto.

Por volta de 1950, o mercado de cogumelos teve uma baixa, e Knaust procurou usos alternativos para a mina, batizada como Montanha de Ferro.

Após a segunda guerra mundial, Knaust patrocinou a migração para os Estados Unidos de muitos imigrantes judeus que perderam suas identidades, já que os registros pessoais haviam sido destruídos. Durante o mesmo período, o mundo estava mergulhado no temor da guerra fria e de ataques com bombas atômicas. Os dois fatores impressionaram Knaust sobre a necessidade de proteger informações do caos da guerra ou de desastres menores.

Em 1951, a Iron Mountain Atomic Storage, Inc. foi fundada. Knaust inaugurou o primeiro "cofre" da Iron Mountain e abriu um escritório de vendas no Empire State Building. Com talento especial para publicidade, ele convenceu indivíduos notáveis como o general Douglas MacArthur a visitar a Iron Mountain.

A publicidade constante era a extensão do novo programa de marketing do empreendimento. O primeiro cliente da Iron Mountain foi o East River Savings Bank, que usou carros blindados para transportar cópias em microfilme de registros de depósitos e cartões de assinatura duplicados, para armazenamento na nova instalação da montanha.

Outros clientes corporativos seguiram o mesmo caminho, à medida que as empresas sediadas em Nova York começaram a perceber a necessidade de proteger seus documentos vitais.

A Iron Mountain continuou crescendo no mercado de Nova York, expandindo-se além das instalações originais em uma mina de pedra calcária desativada, próxima à cidade. A mina vazia era o local natural para a construção de uma instalação de armazenamento subterrâneo. Na época, a Iron Mountain já era a principal empresa de proteção de documentos vitais.

Os clientes confiaram à empresa seus documentos vitais e logo procuraram a Iron Mountain para armazenar seu grande volume de documentos impressos. Em 1978, a empresa inaugurou a primeira de suas instalações acima da superfície em Nova York para armazenamento e manutenção de documentos impressos.

Em 1980, a empresa expandiu seu mercado além da cidade de Nova York, quando inaugurou as instalações na Nova Inglaterra para atender à necessidade crescente de proteção de dados de backup de computador. Em 1983, a empresa ampliou a expansão na Nova Inglaterra com a compra da New England Storage Warehouse, em Boston. Foi a primeira aquisição da Iron Mountain e permitiu forte penetração da empresa nos mercados de gerenciamento de documentos médicos e jurídicos da Nova Inglaterra.

Naquela época, a Iron Mountain acumulava todas as linhas de produtos que constituem a base da empresa atual. A empresa oferecia serviços de armazenamento e gerenciamento de documentos impressos (inclusive operações importantes em mercados verticais médicos e jurídicos), serviços de proteção externa de dados e serviços de proteção de documentos vitais nos mercados de Nova York e Nova Inglaterra.

Em 1988, a Iron Mountain deu um importante passo à frente com a aquisição da Bell & Howell Records Management, Inc., uma subsidiária da Bell & Howell Corporation de tamanho quatro vezes maior. A Bell & Howell Records Management, líder do mercado na época, atendia a 12 importantes mercados nos Estados Unidos, nenhum dos quais era atendido pela Iron Mountain. Como resultado dessa aquisição, a Iron Mountain se tornou o primeiro fornecedor nacional de serviços no setor.

Seu foco era a expansão interna e a empresa cresceu até sua receita anual ultrapassar US$ 100 milhões em 1995. Naquele momento, o cenário estava pronto para a consolidação do setor de gerenciamento de documentos. Em fevereiro de 1996, a Iron Mountain se tornou uma empresa de capital aberto, aumentando seu capital, em parte para iniciar a consolidação.

Uma década depois, a Iron Mountain comemora seu décimo aniversário como empresa de capital aberto. Ao longo do caminho, a empresa concretizou marcos importantes em aspectos do crescimento, desde a receita até o alcance geográfico e um portfólio de serviços em expansão.