Realize toda a Gestão do Acervo de documentos do seu departamento de RH com agilidade e eficiência

A Solução de Gestão de Processos de RH da Iron Mountain proporciona o total controle de suas informações ao realizar a gestão dos registros gerados pelo departamento de RH de sua empresa.

Através da Plataforma BPMx realizamos a digitalização dos documentos físicos, validação do conteúdo, sinalizamos as inconsistências encontradas nos documentos e disponibilizamos relatórios gerenciais que proporcionarão visão completa dos processos de RH, possibilitando a avaliação de risco gerada pela ausência / inconsistência da documentação. Além de tudo isso, armazenamos os dados e as imagens em nossos Data Centers e os documentos físicos em nossos galpões de alta segurança.

Benefícios da solução:

  • Possibilidade de controlar a documentação pendente de envio à Iron Mountain a partir de um banco de dados com as informações de funcionários ativos, desligados, contratados, além de movimentações;
  • Identificação de processos e documentos com inconsistências (assinaturas e informações obrigatórias não preenchidas, por exemplo);
  • A solução pode ser utilizada para realizar o controle de documentos e certificados com prazo de validade;
  • Identificar pendências de envio de documentação por localidade, departamento, filiais, lojas etc;
  • Identificar as maiores pendências de envio de documentação e inconsistência por localidade (para elaboração de planos de ação por filial, departamento, loja etc);
  • Capacidade de recuperar a documentação pendente ou inconsistente enquanto o colaborador estiver ativo, reduzindo o risco de perdas financeiras por falta de documentação;
  • As imagens são geradas no início do processo e são distribuídas em filas de Workflow, possibilitando que determinados documentos sejam priorizados durante o processamento. Ex: Praças ou regiões com maior índice de processos trabalhistas, perfil de colaborador, etc...
  • Identificação de documentos de funcionários demitidos que estejam pendentes e irregulares possibilitando a realização de avaliações de risco e o planejamento de provisões financeiras relacionadas a processos por falta de documentação;
  • Redução do tempo médio dos processos trabalhistas, pois logo quando receber a notificação o jurídico terá as informações sobre a disponibilidade ou não da documentação.

Metodologia do processamento (Fluxo):

  1. Envio do conteúdo das operações realizadas: A Iron Mountain coleta seus documentos em sua empresa ou você pode envia-los via base de dados para nossa plataforma;
  2. Processamento do conteúdo: Check List de Informação e Tipificação dos documentos;
  3. Gerenciamento e sinalização de pendências: Validação e identificação de Documentos pendentes ou inconsistentes (ausência de assinaturas, informações obrigatórias não preenchidas etc);
  4. Acesso ao documento físico ou imagem: Documentos digitalizados e disponíveis para consulta;
  5. Relatórios de Gestão e Acompanhamento: Emissão de Relatórios Gerenciais, além de Dashboards com validações da composição documental;
  6. Retenção Segura: Armazenagem segura de documento com alto nível de infraestrutura física, profissionais especializados e sistema de logística eficaz.