Documentos Vitales

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Los Documentos Vitales son los activos de una empresa más valiosos. Y, administrarlos, localizarlos, duplicarlos, almacenarlos, así como el proporcionar un acceso fácily seguro, plantea un enorme desafío.

Para algunas organizaciones, la continuidad del negocio y los requisitos de conservación especifican que las copias se deben mantener en medios determinados para el acceso rápido por hasta 100 años. Los documentos vitales - los estudios clínicos, informes de producción, investigación, las pólizas de seguro - para las industrias reguladas, como la farmacéutica, la asistencia sanitaria, financiera y energética, necesitan requisitos especiales y estrictos.

Estos requisitos empresariales crean varios problemas operacionales:

  • Clima controlado por la protección de los registros en papel para garantizar su conservación y mantener la confidencialidad.
  • El acceso a las copias de trabajo de los documentos originales sin un aumento en el costo o la divulgación por descuido.
  • Gestión segura de grandes volúmenes de registros activos en un entorno distribuido.
  • Gestión de múltiples proveedores para la recolección, el transporte, la conversión y almacenamiento.

BENEFICIESE CON NUESTRA EXPERIENCIA

Los documentos vitales de Iron Mountain como parte de nuestras soluciones en administración de la información proveen un amplio enfoque de almacenamiento y acceso a sus documentos vitales. Somos líderes en la industria con tecnología, mejores prácticas y una rigurosa cadena de custodia para garantizar que sus documentos vitales estén seguros y con acceso restringido.

Nuestros servicios de conversión puede ayudarle a generar las necesarias copias electrónicas de los documentos vitales de su empresa, con la opción de almacenar versiones electrónicas y crear copias.

Iron Mountain puede ayudarle a cumplir con los requisitos reglamentarios y de negocios utilizando todos o algunos de estos servicios:

  • Asistencia en la identificación de los documentos vitales
  • Recoger los documentos y la indexación de los registros
  • Transporte a las instalaciones seguras de Iron Mountain
  • La conversión digital y la categorización de los documentos
  • La transmisión segura de las imágenes digitales
  • Almacenamiento de los documentos originales y medios magneticos en Iron Mountain con temperatura controlada en centro de custodia (s) para garantizar su conservación

Preguntas Frecuentes

P. ¿Cómo determino si mi documento es un documento vital?

R. Los documentos vitales son los activos indispensables para asegurar la continuidad de su negocio en caso de algun desastre natural o alguna interrupcion laboral. Protegen la posición legal y financiera de la organización

P. ¿Qué seguridad me ofrece Iron Mountain para mis documentos vitales?

R. Iron Mountain cuenta con un espacio diseñado especialmente para la protección de documentos importantes. Las instalaciones de resguardo son diseñadas conforme las especificaciones de National Fire Protection Association (NFPA), y son equipadas con recursos de energía redundante para garantizar una operación continua.

Para ofrecer una mayor seguiridad y control, las instalaciones se encuentran monitoreadas, se tienen accesos controlados, así como alarmas de intrusión y video cámaras.

Para obtener una mayor tranquilidad, el equipo de de operaciones está disponible las 24 horas los 7 días de la semana. Como cliente, mantendremos una comunicación constante para garantizar el buen funcionamiento del servicio.

Además, disponemos de un número de atención al cliente y un servicio de respuesta disponible las 24 horas del día.

P. Sólo tenemos una copia de los documentos vitales. ¿Cómo me pueden asegurar que se tomaran las medidas necesarias y no crear una ruptura en la cadena de custodia?

R. Iron Mountain puede garantizar la cadena de custodia para todas las actividades relacionadas con éstos muy valorados activos mediante la adopción de una gestión de documentos. Es un programa diseñado para satisfacer sus necesidades especificamente el cual incluye InControl ®, una solución que combina sofisticadas medidas de seguridad, seguimiento en tiempo real y una cadena de auditoría de la custodia de sus documentos vitales para brindar un nivel más alto de protección de la información.