Armazenagem de Documentos e Dados – O valor de suas Informações

Armazenagem de Documentos e Dados – O valor de suas Informações

Atualmente, a custódia de documentos tem objetivos maiores do que somente suprir as necessidades das organizações em atender requisitos legais. Aqui na Iron Mountain, patrocinamos e publicamos pesquisas do IDC (Internal Data Corporation) que tratam deste tipo de assunto, como por exemplo, a pesquisa que mostra como as empresas podem agregar benefícios financeiros, legais e de atendimento ao cliente por meio da realização de uma estratégia eficaz de armazenagem de documentos e informações. Até mesmo empresas que já possuem um programa interno estruturado de custódia de arquivos podem avaliar o atual cenário e construir uma estratégia a longo prazo que suporte as prioridades do negócio.

88% das empresas não possuem uma abordagem consistente quando se trata de armazenagem de documentos. – IDC, Rediscovering the Data Archive (Pesquisa Redescobrindo o Arquivo de Dados).

Muitas empresas não estão aptas a usar da melhor maneira suas estratégias de arquivamento de documentos e dados, pois não possuem a estrutura interna ideal. Seus programas de armazenagem de dados são inconsistentes, incompletos ou nem se quer existem. Apesar dessa desorganização, 76% das companhias acreditam estar utilizando ao máximo o valor gerado por seus dados. Além disso, somente 38% estão realizando análises estratégicas com o objetivo de aumentar receita por meio de um melhor entendimento dos mercados em que atuam, além de melhorar os produtos e os serviços de atendimento e entrega ao cliente. Tais informações sugerem que muitas empresas superestimam suas habilidades em extrair valor dos dados que possuem, além de pontuarem uma possível desconexão entre as práticas de custódia de documentos e as necessidades comerciais do mercado.

42% das organizações arquivam todos os seus documentos e não possuem processos que determinam o que está sendo arquivado. - IDC, Rediscovering the Data Archive

Você costuma guardar todos os seus documentos? As estruturas e os processos internos de sua organização estão incompletos ou, muitas vezes, são ignorados? Muitas empresas desejam gerenciar suas informações, maximizando a utilidade de seus dados, mas a falta de estratégias e táticas direcionadas comprometem os resultados buscados.

O estudo do IDC aqui apresentado (Rediscovering the Data Archive) sugere que essa desorganização atinge diversas organizações, sendo que mais da metade das empresas pesquisadas têm 6 ou mais locais de arquivamento e, a grande maioria, não possui um processo uniforme que identifica o que deve e o que não deve ser guardado. Além da complexidade do assunto, as áreas internas (Jurídico, TI, Comercial etc) frequentemente possuem diferentes pontos de vista sobre como os arquivos devem ser utilizados. Por exemplo, a área Jurídica quer reduzir os riscos legais e melhorar o acesso a documentos, enquanto a área Comercial deseja aumentar receita e melhorar os serviços de atendimento ao cliente. Mas, vamos às boas notícias! As organizações podem redefinir suas estratégias para serem bem sucedidas neste quesito e podem começar a colher os benefícios que a correta custódia de documentos pode oferecer.

Recomendações do IDC e da Iron Mountain:
  • Nomeie um administrador de arquivos que será responsável por todos os problemas relacionados a este tema na empresa;
  • Crie Mapas de Informações de todas as fontes de dados e repositórios da companhia;
  • Implemente uma abordagem holística e consistente por todas as áreas da sua organização;
  • Considere atuar em parceria uma empresa de expertise no mercado como a Iron Mountain.

Se você quer mudar a abordagem do seu negócio com relação a armazenagem de documentos ou estratégias de gestão de informações em geral, entre em contato conosco.

Notícia adaptada do Blog Iron Mountain US
http://blogs.ironmountain.com/2015/service-lines/data-backup-and-recovery/data-archiving-more-than-one-way-to-prove-value